MS Excel Insert Menu
नमस्कार दोस्तों
मै विनय आपका दोस्त
आपका बहुत बहुत स्वागत है
MS Excel Insert Menu
Insert का मतलब ही ''डालना '' होता है अर्थात आपको इसके अन्दर वही ऑप्शन मिलेंगे जिसकी मदद से आप किसी भी चीज को एक्सेल शीट के अन्दर डाल अर्थात Insert कर सकते हैं। जैसे ;Picture ,Clip Art ,Shape ,
Hyperlink ,Equation ,Table ,Chart Insert ,इत्यदि | ये सभी ऑप्शन पर क्लिक करने बाद ही हमारे एक्सेल शीट के अन्दर इन्सर्ट होता है।
Tables Group
(1 )Table
:Pivot Table & Table
PivoTable :ये आपके बड़े डाटा को Summery के रूप में दर्शाता है क्योंकि जब हम Excel Sheet के अन्दर काम करते हैं तो कई बार हमारा डाटा बहुत बड़ा हो जाता है तो ऐसे में उसे एक बार में देख पाना उतना आसान नहीं होता है। इसलिए Pivot Table दिया जाता है ताकि उसे Summarize करके बारी - बारी से देखा जा सके। साथ ही ये आपके काम को और भी आसान कर देता है, तो चलिए देखते हैं कि इसका इस्तेमाल कैसे -कैसे किया जाता है?
नोट: Pivot Table का इस्तेमाल करने
के लिए मुझे एक डाटा तैयार करना होगा
समझने के लिए मैं एक छोटा - सा उदाहरण लेना चाहूँगा। आप इससे भी बड़ा डाटा तैयार कर सकते है।
अब मैं आपको इसे Summarize करके दिखाता हूँ। आप मेरे सभी Step को Follow करें।
स्टेप (1): सबसे पहले बनाए गए डाटा को Select करे या फिर Ctrl + A से All को ही Select कर लें।
स्टेप (2): उसके बाद Pivot Table पर क्लिक करें।
Finally आपके Screen पर कुछ ऐसा दिखेगा।
Pivot Table Create करने से पहले इन दोनों ऑप्शन को समझ लें...
A) New Worksheet : इस ऑप्शन पर क्लिक करके O k करेंगे तो New Sheet में Pivot Table Create होगा।
B) Existing Worksheet : अगर आप इस ऑप्शन पर क्लिक करके जब Ok करेंगे तो Pivot Table इसी Sheet में Create होगा अर्थात जिस Sheet पर काम कर रहें हैं। उसी Sheet में Pivot Table Create हो जाएगा।
मैं New Sheet / Worksheet पर Pivot Table को Create कर रहा हूँ, Create करने के बाद ऐसा Show होगा।
अगर आप ऊपर के चित्र को ध्यान से देखेंगे तो Right Side में आपको Pivot Table का Field दिख रहा होगा जिसमें आपको बहुत सारे ऑप्शन दिखाई दे रहें होंगे। जैसा : Sr. No., Name, Country, Date, Company, Product इत्यादि।
जो कि हमने अपने एक्सेल शीट के अन्दर Pivot Table Create करने के लिए Heading के रूप में दिया था।
तो चलिए अब हमलोग एक Summery तैयार करते हैं।
जैसे मुझे Company और Product की Summery तैयार करना है तो मैं Field में जाने के बाद Company और Product पर Check Mark लगा दूँगा। उसके बाद आपके सामने ऐसा दिखेगा।
Finally आप देख सकते हैं कि Left Side में किस तरह का Pivot Table तैयार हुआ है। जिसमें Company और Product को Show करवाया जा रहा है। इसी तरह से आप किसी भी Field पर Click करके और भी कई चीजें को आप Show करवा सकते हैं।
Table : अगर आपको एक्सेल शीट के अन्दर Table Insert करना हो तो इस ऑप्शन का प्रयोग कर सकते हैं।
Note : आप जितने Area में Table Insert करना चाहते हैं उतने Area को आप Select करें। उसके बाद Table वाले ऑप्शन पर क्लिक करें। अब आपके Screen पर कुछ ऐसा दिखाई देगा।
जब आप Table का इस्तेमाल करते हैं तो इसके अतिरिक्ति भी आपको डिजाइन करने के लिए एक स्पेशल मेनू भी दिया गया है। जिससे आप Table को अपने हिसाब से Manage कर सकते हैं। आप जैसे ही इन सारे ऑप्शन पर बारी - बारी से क्लिक करेंगे तो आपको सब समझ में आ जायेगा।
Illustrations Group
Illustrations : Picture,
Clip art, Shapes, Smart art, Screenshot
Picture : इस ऑप्शन पर क्लिक करके आप अपने कंप्यूटर से Picture को Insert कर सकते है। चलिए मैं आपको एक Picture Insert करके दिखाता हूँ। Picture Insert करने के बाद आपका Screen कुछ इस तरह से दिखाई देगा।
Note: Picture Insert करने के बाद हमारे पास एक और Format Tab खुलकर आ जाता है जिसका इस्तेमाल हम Image को Edit करने या उसमे कुछ Effect डालने के लिए करते है। जैसे: हमलोगों ने MS Word में सीखा था।
Clip Art: Clip Art हमें Online या Offline दोनों तरह से Image, Audio इत्त्यादि Search करने का Options देता है। जिसकी मदद से हम अपने Excel के अंदर उसे Insert कर सकते है।
Shapes: अगर आप किसी तरह से Shape को Draw करना चाहते है तो Shapes ऑप्शन में जाकर किसी Particular shape को choose करके ये कर सकते हैं।
Smart Art : Smart Art, Graphical List से लेकर Diagram और Process Complex जैसे Vein Diagram और Organization Charts तक Diagram बनाते हैं।
Note: ये एक तरह का Shape ही Insert करता हैं मगर ये Smart होता है जैसे कि इसके Name में लिखा हुआ है। आप इनमें से किसी एक Smart Art को Choose Graphic को Choose करके Excel Sheet में Insert कर सकते है।
इनमें आपको Category Wise Graphics मिल जायेगा। आप किसी
भी Category से Choose कर सकते हैं।
आपने ऊपर के चित्र में देखा कि मैने एक Smart Art को Insert किया तो इसे Design या Formatting करने के लिए ऊपर के Tabs में 2 Extra Tab '' Design &Format खुलकर आ गया है जिसकी सहायता से आप इस Smart Art को और Smart बना सकते हैं। आप इसकी Text को Edit कर सकते है और जो
चाहे वो लिख सकते हैं।
ये आपके Smart Art पर Depend करता है कि आप कौन - से Smart Art
को Insert करते हैं।
Screenshot : इसकी मदद से आप वतर्मान समय में खुले Display या Option को Open कर लेना है जिसे
आप स्क्रीनशॉट लेना चाहते है।
आप देख सकते हैं कि जैसे ही हमने Screenshot वाले ऑप्शन पर क्लिक किया तो हमारे पास जो Windows Back में खुली थी वो दिख रही है। अब आपको जिसे स्क्रीनशॉट लेना है। उसपर क्लिक करें। क्लिक करते ही वो Image, Excel के अन्दर Insert हो जायेगा।
Charts : आँकड़ों का आलेखीय प्रस्तुतीकरण होता है जिसमेंआँकड़ो को
प्रतीक द्वारा दर्शाया जाता है। अब ये चार्ट किसी भी तरह के हो सकते हैं। जैसे: Column, Line, Pie, Bar Area, Scatter and Other Charts
Column : इसके माध्यम से आप Values के अनुसार Excel Sheet के अन्दर Column Chart इन्सर्ट कर सकते
हैं।
इसके लिए आपको Excel के अन्दर एक छोटा - मोटा डाटा तैयार करना पड़ेगा ताकि उस डाटा के अनुसार ये Column Chart प्रदर्शित कर सकें।
Hyperlinks : ये एक तरह से Link की तरह ही काम करता है जिसमें हम किसी Documents, Photos, Audio, Video, Website Link इत्यादि फ़ाइल को Attach करके उसकी एक लिंक दे सकते है जिससे लिंक पर क्लिक करते ही Attach किया गया फ़ाइल तुरंत Open हो जायेगा।
नोट:आपको Hyperlink Insert करने का बहुत सारे Option मिल जायेंगे आप अपने प्रयोग के अनुसार इसे यूज़
कर सकते है।
चलिए अब हमलोगे एक उदाहरण से हाइपरलिंक इन्सर्ट
करके देखते है।
स्टेप (1): सबसे पहले ये सोचे
की आपको किस फ़ाइल (ऑडियो ,वीडियो ,डॉक्यूमेंट ,फोटो) की
हाइपरलिंक है उसे अपने कंप्यूटर से इन्सर्ट करे।
स्टेप (2): अब आपके पास दो
विकल्प आएंगे
Text to Display: ये आपको Customize करना होगा क्यूंकि
Address के जगह भी Same यही Location है। आपको इसे एडिट कर देना है और इसे Short Link बना देना है जैसा
की आपको नेक्स्ट पेज में दिखाया जा रहा है। Address : ये आपके फ़ाइल का Location दिखायेगा की कहाँ से फ़ाइल को लाई जा रही है आप
यहाँ पर किसी वेबसाइट का URL भी डाल सकते है।
Finally आप देख सकते है की हमारे ऐक्स्ल सीट के अंदर एक
हाइपरलिंक इन्सर्ट हो चूका है जिसे Open करने के लिए Ctrl के साथ माउस बटन
दबाना है।
Text Box: ये आपको Text लिखने के लिए एक Box Provide करता है जिसकी मदद से आप Box के अंदर Text लिख सकेंगे।
Header & Footer : इसकी सहायता से आप Excel Page के अंदर Header & Footer लगा सकते है। इसका
प्रयोग करने के लिए आपको सिर्फ इस ऑप्शन पर Click करना है। उसके बाद
जो Header or Footer में दिखाना है उसे Type करना है।
Word Art : इस ऑप्शन का प्रयोग करके आप किसी भी Text को Decorate कर सकते है।
Signature Line : इस ऑप्शन का प्रयोग करके आप Page के अंदर Digital Signature कर सकते है। आप जैसे ही उस ऑप्शन का प्रयोग
करेंगे आपको खुद समझ में आ जायेगा।
Object : इसकी मदद से आप Embedded Object को Excel Sheet के अंदर Insert कर सकते है।
उदहारण के लिए मै आपको एक Object Insert करके बताऊंगा।
सबसे पहले आपको यह देखना है कि मुझे किस Software से Object Insert करना है। उसे Select करे।
उदहारण के लिए मैंने Bitmap Image को Select किया है।
आप निचे के Screen Shot में देख सकते है
कि Excel के अंदर MS Paint खुल चूका है।
आप इसके अंदर जो भी कुछ बनाएंगे और Paint को Close करते ही वह Object जो आपने बनाया
बनाया है वह Excel में आ जायेगा।
Equation : इस ऑप्शन का प्रयोग Excel में किसी भीं तरह का Mathematical Equation तैयार करने के लिए किया जाता है।
Symbol : इसके अंदर बहुत सारे Symbol दिए गए है जिसे आप अपने आवश्यकता के अनुसार Excel Sheet के अंदर Insert कर सकते है।
अगर आप Symbol की Font की Font को बदलना चाहते है
तो Font Change करने का भी ऑप्शन दिया गया है।
आशा करता हूँ कि आज के इस पोस्ट में आपने बहुत कुछ सीखा होगा।
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