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MS Word Notes in Hindi

Hello Friends!
मै विनय Concept Computer Center से....... 

आपका बहुत बहुत स्वागत करता हूँ। 




MS Word का पूरा नाम Microsoft Word है। यह MS Office का ही एक software है। MS Word एक software package है जो microsoft द्वारा word processing के लिए बनाया गया है। 




ms word के मुख्य संस्करण word 97, word 2000, word 2003, word 2007, word 2010, word 2013, word 2016 है।  

Word Processing क्या है ?
Word Processing computer की एक ऐसी तकनीक है जिसके माध्यम से document को format कर सकते है। Word Processing की मदद से document में type करते समय या type करने के बाद उसमे जो परिवर्तन किये जाते है उन्हें word processing के नाम से जानते है। किसी भी प्रकार का शब्द लिखने के बाद उसकी editing, formatting, margin, spelling check, grammar check, print इत्यादि से सम्बंधित कार्य किया जाता है। उसे word processing, कहा जाता है। 
यानि कि MS Word document में किसी भी प्रकार का text टाइप करने के बाद उसमे जो बदलाव आते है वे बदलाव ही word processing कहलाते है। 

MS Word की क्या विशेषताएं है ?
MS Word की विशेषताएं निम्नलिखित है।     
1.  Editing: MS Word document तैयार करने के बाद उसमे कोई भी परिवर्तन (cut, copy, replace, delete) कर सकते है। 
2. Saving: Save command के द्वारा file को memory (Hard Disk) में save किया जाता हैऔर save की गयी file को आवश्यक्तानुसार भविष्य में उपयोग किया जा सकता है। 
3. Formatting: MS Word document तैयार करने के बाद उसकी  formatting कर सकते है। जैसे : font size, font style, font color,   background color या page color इत्यादि।इसकेअलावा  line  spacing, margin, page setup, print इत्यादि कार्य कर सकते है। 
4. Auto Correct & Auto Text: इसके माध्यम से MS Word में टाइप करते समय गलत लिखे हुए शब्द को स्वतः ही ठीक कर देता है। 
5. Check Spelling: MS Word document में check spelling ऑप्शन का use करके document गलत हुए word को सही कर सकते है। 
6. Mail Merge: इस option के द्वारा एक ही प्रकार के matter को अलग अलग address पर भेजने के लिए तैयार करते है। एक बार में सैकड़ो लोगो के लिए वयक्तिगत संदेश बनाने के लिए इसका उपयोग कर सकते है। जैसे: Notice, Invitation letter, Call letter etc.    





Chapter 2:

MS Word Start कैसे करते है ?

1. Start>All Programs>Microsoft Office> Microsoft Office   
    Word 2007. 
2. Start>Microsoft Office Word 2007.
3. Start>type "winword" in search box> press "enter" button  
4. Run (win +R)>type "winword">press "enter" button  
5. Double click on the ICON on desktop. 

Basic Point for MS Word. 

1. Title Bar: MS Word में सबसे ऊपर नीली रंग की लाइन title bar कहलाती है।इसमें बायें तरफ office button का icon, quick access toolbar और वर्तमान में खुली हुई फाइल का नाम document1 और दायें तरफ control button(minimize, maximize or restore down, and close button) होते है।          
2. Office Button: ms office 2007 में microsoft office button को office 2003 के file menu के स्थान पर प्रयोग किया गया है। microsoft office button, title bar पर सबसे ऊपर बायीं तरफ दिखाई देता है। इस button पर click करने पर new, open, save, saveas, print इत्यादि option दिखाई देता है। 
3. Quick Access Toolbar: यह title bar के बायें तरफ दिखाई देता है। जिस पर पहले से कुछ commands होते है। जैसे file को save, undo, redo, new, open इत्यादि। इसके अलावा हम आवश्यकता अनुसार और commands को जोड़ सकते है। 
4. File Name: यह title बार के बिच में वर्तमान में खुली हुई file का नाम bidefault  document 1 होता है। 
5.Control menu: title bar के किसी स्थान पर right click करने या Alt+Space Bar key दबाने पर control menu drop down list दिखाई देता है। जिसके द्वारा  ms word window को minimize करना , maximize करना , restore करना  या size को  छोटा या बड़ा कर सकते है।
6. Minimize: Minimize button पर क्लिक करने से ms  word windows, task bar में छिप जाती है।  
7.Maximize: Maximize button पर क्लिक करने से ms word window, full screen पर दिखाई देती है। full screen करने के बाद यह button, restore (double box) में बदल जाता है।
8. Restore: जब ms word window, maximize होता  है उस समय यह command दिखाई देता है। इस command द्वारा msword window को वास्तविक size में बदल सकते है। 




9. Close: msword window को close करने के लिए इस command का use करते है। 
10. Ribbon: MS Office 2007 में सभी command को ribbon के द्वारा access किया जाता है। Ribbon द्वारा सभी commands को menu (Tab) में  arrange करके रखा जाता है।      
11. Ruler Bar: यह ribbon के ठीक निचे दिखाई देता है। 
12. Work Area: यह ruler bar के निचे दिखाई देता है। जहाँ user, ms word में type करने का कार्य करते हैं। 
13. Scroll Bar: ms word में दायीं तरफ vertical scroll bar होती है। जिसकी मदद से document को ऊपर -निचे move किया जता है। तथा निचे की ओर horizontal scroll bar होती है। जिसकी मदद से document को दाएं -बाएं move किया जाता है। 
14. Status Bar: ms word में सबसे नीचे taskbar के ऊपर दिखाई देने वाली blue color की line status bar होती है।जो document के वर्तमान स्थिति को दर्शाती है। जैसे: page no., total word, view button, zoom button इत्यादि।
15.Zoom Button: यह button, status bar में दाएं तरफ दिखाई देती है। जिसकी मदद से हम document को छोटा या बड़ा करके देख सकते है। zoom button में दो निशान बने होते है एक +(बड़ा)का और दूसरा -(छोटा) का। +पर क्लिक करने से बड़ा होता है और - पर क्लिक करने से छोटा होता है।      
16. View Button: यह Button status bar में zoom button के बाएं तरफ होती है। इस button द्वारा document को अलग अलग प्रकार से देखा जा सकता है।

17. Help Button: इस button पर क्लिक करने से help window दिखाई देती है। help button में ms word से  related कुछ भी type करके help ले सकते है।  

Chapter 3:  

न्यू (New): इस option का प्रयोग msword में new document लेने के लिए करते है।इसका shortcut key CTRL +N होता है। 
सबसे पहले office button पर क्लिक करके new पर क्लिक करना है। 
इसके बाद blank document पर क्लिक करना है। 




इसके बाद create पर क्लिक करना है। 
create पर क्लिक करते ही आपके सामने new document, open हो जाएगी।
new ऑप्शन का प्रयोग करके Blank & Recent Template से किसी भी template को चुनकर उससे सम्बंधित document आसानी से तैयार कर सकते है। 
  
ऑपन (Open): इस ऑप्शन का प्रयोग msword में पहले से save किये हुए file को open करने के लिए किया जाता है। आप जो file open करना चाहते है उसे select कीजिये और open button पर क्लिक क्लिक कीजिये। इसका shortcut key CTRL+O होता है। 

सेव (Save): इस ऑप्शन का प्रयोग msword में बनी हुई file को save करने के लिए किया जाता है। ms word में बनी file को save करने के लिए सबसे पहले office button पर क्लिक करके save button पर क्लिक करना है। अब आपके सामने एक dialog box open होगा। dialog box में file को save करने का location, file का नाम type करके save button पर क्लिक करना है। आपका file (.docx) एक्सटेंशन के साथ स्वतः ही add हो जाता है। इसका shortcut key CTRL+S होता है।

सेव एज (Save As): इस ऑप्शन का प्रयोग msword में पहले से बनी हुई file में किये गए परिवर्तनों को दूसरे नाम से या किसी दूसरे location पर save करने के लिए किया जाता है। file को save as करने पर बनी हुई file पर कोई भी effect नहीं पड़ता है। इसका shortcut key F12 होता है। 

प्रिन्ट (Print): इस ऑप्शन का प्रयोग msword में बनी हुई file को print करने के लिए किया जाता है। print ऑप्शन पर क्लिक करते ही print का dialog box, open होता है। सबसे पहले आपको name box में computer से जुड़े हुए सभी printer की लिस्ट दिखाई देता है। आपको जिस printer पर print निकलना है उस printer के नाम को select कीजिये।
Page Range: जो page आपको print करना है उस पेज का number, pages box में type कीजिये या सभी page को print करने के लिए all option पर क्लिक कीजिये। 





Number of Copies: print के लिए चुने हुए page को जितना  copy करना होता है आपको उतना number type करना होता है। जैसे मान लीजिये आपको एक ही file का 5 copy print करके निकालना है तो आप Number of Copies वाले box में 5 type करोगे। 

Quick Print: इस ऑप्शन का प्रयोग ms word  file को direct print करने के लिए किया जाता है। 

Print Preview: इस ऑप्शन का प्रयोग ms word  file को print करने से पहले आप यह देख सकते हो कि file print होने के बाद page पर कैसा दिखयी देगा। print preview देखकर page की सेटिंग फिर से किया जा सकता है और page को जरुरत के अनुसार print कर सकते है। print preview से बाहर निकलने के लिए close print preview पर क्लिक करना होता है। इसका shortcut key CTRL+F2 होता है। 

प्रिपेयर(Prepare): इस ऑप्शन का प्रयोग ms word में file को protect  करने और permission देने के लिए किया जाता है। 

सेन्ड (Send): इस ऑप्शन का प्रयोग ms word में किसी भी file को email या internet fax द्वारा send करने के लिए किया जाता है। 

पब्लिश (Publish): ms word document को विभिन्न रूपों में तैयार करने के लिए इसका प्रयोग किया जाता है। 

क्लोज(Close): इसऑप्शन का प्रयोग ms word में file को close करने के लिए किया जाता है। इसका shortcut key CTRL+W होता है। 

वर्ड ऑप्शन (Word Option): इसऑप्शन का प्रयोग ms word को control करने के लिए किया जाता है। 

एक्जिट(exit):इसऑप्शन का प्रयोग ms word को close करने के लिए किया जाता है। इसका shortcut key ALT +F4 होता है।  

Chapter 4: Home Ribbon Tab






Clipboard Group 

1. Cut: इस option का प्रयोग सेलेक्ट किये हुए text को cut करके एक स्थान से दूसरे स्थान पर रखा जाता है। जहाँ से text को cut करते है वहॉं से text गायब हो जाता है और जहाँ पर paste करते है वह text वहाँ पर आ जाता है। cut करने का shortcut key CTRL+X होता है।

2. Copy: इस option का प्रयोग सेलेक्ट किये text को copy करके दूसरे स्थान पर रखा जाता है। जहाँ से text को copy करते है वहाँ से text नहीं हटता है और जहाँ पर paste करते है वहाँ पर भी text आ जाता है। Copy करने का shortcut key CTRL+C होता है।   

3. Paste: इस option का प्रयोग cut या copy किये गये text को paste करने के लिए यानि किसी text को किसी दूसरे जगह पर रखने के लिए किया जाता है। Paste करने का shortcut key CTRL+V होता है। 
  
4. Format Painter: इस option का प्रयोग पहले से किसी text में यदि कोई formatting हुई है तो बिलकुल वही formatting किसी दूसरे text पर apply करने के लिए किया जाता है। Format Painter करने का shortcut key CTRL+SHIFT +C होता है। 




 

Font Group 

Font Group का use करके आप text की formatting कर सकते है।  जैसे : font बदलना , text की size को छोटा बड़ा करना, text color करना, text style बदलना इत्यादि में काम कर सकते है।

1. Font: इस option का प्रयोग font की design बदलने के लिये किया जाता है। 

2. Font Size: इस option का प्रयोग text की size को कम या ज्यादा करने के लिए किया जाता है।
   
3. Grow Font: इस option का प्रयोग text की size को बढ़ाने के लिए किया जाता है।text की size को बड़ा करने का shortcut key CTRL+SHIFT + > होता है।  
4. Shrink Font: इस option का प्रयोग text की size को घटाने के लिए किया जाता है।Text की size को छोटा करने का shortcut key CTRL+SHIFT + < होता है।  


5. Bold: इस option का प्रयोग किसी भी text को bold करने के लिए किया जाता है। किसी भी text को bold करने पर कुछ गहरा मोटा दिखाई देता है। bold करने का shortcut key CTRL+B होता है।

6. Italic: इस option का प्रयोग किसी भी text को italic करने के लिए किया जाता है। किसी भी text को italic करने पर तिरछा दिखाई देता है। Italic करने का shortcut key CTRL+I होता है। 

7. Underline: इस option का प्रयोग किसी भी text को underline करने के लिए  किया जाता है। किसी भी text को underline करने पर text के नीचे लाइन आ जाता है।underline करने का shortcut key CTRL+U होता है।  

8. Strikethrough: इस option का प्रयोग किसी भी text को बिच में से काटने के लिए किया जाता है। 

9. Subscript: इस option का प्रयोग किसी भी text से नीचे दूसरा text लगाने  लिए  किया जाता है। Subscript करने का shortcut key CTRL+ = होता है। 

10. Superscript: इस option का प्रयोग किसी भी text से ऊपर दूसरा text लगाने  लिए  किया जाता है। Subscript करने का shortcut key CTRL+SHIFT + = होता है। 





11. Change Case: इस option का प्रयोग select किये हुए text को capital letter से small letter, small letter से capital letter या प्रत्येक word के first letter को capital या small करने के लिए किया जाता है।Change case का shortcut key SHIFT +F3 होता है।   
Change Case में 5 option होते है जो नीचे गया है। 

  I. Sentence case: इसका प्रयोग किसी sentence का पहला अक्षर बड़ा  करने के लिए किया जाता है। 

  II. lower case: इसका प्रयोग किसी sentence में सभी अक्षर को छोटा करने के लिए किया जाता है। 

  III. UPPERCASE: इसका प्रयोग किसी sentence में सभी अक्षर को  बड़ा करने के लिए किया जाता है। 

  IV. Capitalize Each Word: इसका प्रयोग किसी sentence में प्रत्येक word के पहले अक्षर को  बड़ा करने के लिए किया जाता है।
  
  V. tOGGLE cASE:इसका प्रयोग किसी sentence में प्रत्येक word के पहले अक्षर को छोटा करने के लिए किया जाता है।

12. Text Highlight Color: इस option का प्रयोग select किये हुए  text के background color को set करने के लिए किया जाता है।

13. Font Color: इस option का प्रयोग select किये हुए text का color बदलने के लिए किया जाता है।      





14. Clear Formatting: इस option का प्रयोग select किये हुए text की formatting हटाने के लिए किया जाता है। 

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Paragraph Group

Paragraph group का use करके आप किसी भी प्रकार का list बना सकते है, किसी word को left, right या center में set कर सकते है। दो या दो से ज्यादा sentence के बिच की line space कम या ज्यादा कर सकते है।

1. Bullets: इस option का प्रयोग paragraph में किसी भी bullet को set करने के लिए किया जाता है और bullets के style को भी बदल सकते है। इस option का use करके किसी भी प्रकार का list भी बना सकते है। 

2 . Numbering: इस option का प्रयोग करके bullet के स्थान पर number का प्रयोग कर सकते है। इस option का use करके भी किसी भी प्रकार का list बना सकते है। 

3. Multilevel List: इस option का प्रयोग करके list के अंदर list बनाने के लिए किया जाता है। 

4. Left: इस option का प्रयोग select किये हुए text को बायें तरफ करने के लिए किया जाता है। Left  का shortcut key CTRL+L होता है। 

5. Center: इस option का प्रयोग select किये हुए text को center में करने के लिए किया जाता है। Center का shortcut key   CTRL+E   होता है। 

6. Right: इस option का प्रयोग select किये हुए text को दायें  तरफ करने के लिए किया जाता है। Right  का shortcut key CTRL+R होता है। 

7. Justify: इस option का प्रयोग select किये हुए paragraph को दोनों तरफ से बराबर करने के लिए किया जाता है। Left  का shortcut key CTRL+J  होता है।    





8. Decrease Indent: इस option का प्रयोग select किये हुए text का indent position घटाने के लिए किया जाता है। 

9. Increase Indent: इस option का प्रयोग select किये हुए text का indent position बढ़ाने  के लिए किया जाता है।  

10. Sort: इस option का प्रयोग text और number list को बढ़ते या घटते क्रम में set करने के लिए किया जाता है। 

11. Line Spacing: इस option का प्रयोग paragraph में line के बीच की दूरी को कम या ज्यादा करने के लिए किया जाता है। 

12. Shadding: इस option का प्रयोग select किये हुए text या paragraph का background color करने के लिए किया जाता है। 

13. Border: इस option का प्रयोग करके text के नीचे, ऊपर, बाये, दाये या चारो तरफ border लगाने के लिए किया जाता है।

14. Show/Hide: इस option का प्रयोग paragraph mark को on/off करने के लिए किया जाता है।


Styles Group

Style Group में text style से सम्बंधित सभी option उपस्थित होती है। जैसे : style heading का level, color, तथा font सेट करना आदि। 

1. Style: इस option का प्रयोग text को अलग अलग style में type करने के लिए किया जाता है। 

2. Change style: इस option का प्रयोग text style को बदलने के लिए किया जाता है। 


Editing Group   

Text में editing करने के लिए editing group का use किया जाता है। जैसे : Finding text, Replace text और selecting text इत्यादि। 

1. Find: इस option का प्रयोग किसी भी text को खीजने के लिए करते है। Find का shortcut key CTRL+F होता है। 

2. Replace: इस option का प्रयोग किसी भी text को खोज कर उसके स्थान पर दूसरा text रखने के लिए किया जाता है। Replace का shortcut key CTRL+H होता है। 




3 Go To: इस option का प्रयोग document में किसी इच्छित स्थान पर पंहुचा जा सकता है। Go to का shortcut key CTRL +G होता है। 

Chapter 5: Insert Ribbon Tab 


Pages Group  


Cover Page: इस option का प्रयोग Document में cover page तैयार करने के लिए किया जाता है। cover page किसी भी book का या notes का first page होता है। जिसे देखकर यह पता चलता है कि यह book या notes किस subject का है, कौन से writer का है। cover page में subject का नाम, writer का नाम, publish date और उसी से related फोटो लगा होता है। cover page बनाने के लिए पहले से दिए हुए template design में से अपने पसंद का template चुनकर cover page आसानी से बना सकते है। 

Blank Page: इस option का प्रयोग document में cursor के स्थान पर blank page लगाने के लिए किया जाता है। cursor को उस स्थान पर रखे जहाँ blank page लगाना हो और blank page option पर click करे। इससे उस स्थान पर नया पेज आ जाएगा। 

Page Break: इस option का प्रयोग document में page को break करने के लिए किया जाता है। page break पर cursor आगे का text अगले page में चला जाएगा। 


Table Group

Table: इस option का प्रयोग document में अलग अलग प्रकार के table बनाने के लिए किया जाता है। 

Illustrations Group  

Picture: इस option का प्रयोग document में picture insert के लिए किया जाता है। 
Clip Art: इस option का प्रयोग document में clip art से कोई भी photo insert  के लिए किया जाता है। 
Shapes: इस option का प्रयोग document में अलग अलग प्रकार के shape बनाने के लिए किया जाता है। 
Smart Art: इस option का प्रयोग document में 
Chart: इस option का प्रयोग document में chart insert करने के लिए किया जाता है। 




Links Group 

Hyperlink: इस option का प्रयोग document में अलग अलग प्रकार के link बनाने के लिए किया जाता है। 

Hyperlink कैसे बनाते है?  

1. सबसे पहले जहाँ hyperlink insert करना है उस स्थान पर mouse के cursor को रखे। 
2. इसके बाद insert tab में जाकर hyperlink पर click करना है। 
3. इसके बाद hyperlink का dialog box खुलेगा। 
4. अब यहाँ से उस file को select करना है जिस file का hyperlink बनाना है। 
5. इसके बाद ok पर click करना है। 
Note: Hyperlink text नीले रंग में underline किया हुआ text होता है। जैसे ही text पर mouse का cursor ले जाते है mouse  cursor हाथ के निशान में बदल जाता है और mouse द्वारा click करने पर link किया हुआ file खुल जाता है।   

Bookmark:इस option का प्रयोग document में किसी भी स्थान पर direct जाने के लिए किया जाता है। 

Bookmark कैसे बनाते है?

1. सबसे पहले जिस word पर bookmark लगाना है उस word को select करना है। 
2. इसके बाद insert tab पर click करना है। 
३.इसके बाद bookmark पर click करना है। 
4. इसके बाद bookmark name टेक्स्ट बॉक्स में select  किया word का नाम type करना है। 
5. इसके बाद Add पर click करना है। 

Note: 
1. बनाये गए bookmark पर जाने के लिए bookmark पर click करना है। 
2. इसके बाद bookmark name को select करना है। 
3. इसके बाद Go To पर click करना है। 

Cross Reference: इस Option का प्रयोग document में दिए गए reference type object (जैसे : Heading, Bookmark, Footnote, Endnote, Figure, Table इत्यादि) को cursor के स्थान पर link के रूप में स्थापित कर सकते है।    

Cross Reference कैसे बनाते है?

सबसे पहले cursor उस स्थान पर रखे जहाँ reference insert करना है। इसके बाद insert tab पर click करना है। 
इसके बाद links group में cross reference पर click करना है। 
इसके बाद dialog box से reference type चुने। 
इसके बाद list से object को select कर के insert पर click करना है।

Header & Footer Group

Header: इस option का प्रयोग document में page के सबसे ऊपर text type करते है। header text में name, address, logo, company name, date, page number इत्यादि लगा सकते है। header text का bidefault margin 0.5 इंच होता है। 

Footer: इस option का प्रयोग document में page के सबसे नीचे text type करते है। Footer text में भी header में दी जाने वाली सूचनाएं लगा सकते है। Footer text का भी bidefault margin 0.5 इंच होता है। 

Page Number: इस option का प्रयोग Document में page number लगाने के लिए किया जाता है।   


Text Group 

Text Box: इस option का प्रयोग document में text box लगाने के लिए किया जाता है। text box की मदद से आप document के page पर कही पर भी कुछ लिख सकते हैं और उसकी formatting भी कर सकते हैं।   





Quick Part: इस option का प्रयोग document में document की property यानि author name, company name, address, phone no., email, publish date और status इत्यादि लगा सकते है।

Word Art: इस option का प्रयोग document में word art लगाने के लिए किया जाता है। word art की मदद से आप अलग अलग डिजाईन में अपने text की formatting कर सकते हैं। इससे आप किसी भी word की 3D डिजाईन भी बना सकते हैं। 

Drop Cap: इस option का प्रयोग document में paragraph के पहले अक्षर को बड़ा करने करने के लिए किया जाता है। जैसे कि आप न्यूज़ पेपर में देखते हैं। 

Signature Line: इस option का प्रयोग document में signature अपलोड करने के लिए करते है। 

Date & Time: इस option का प्रयोग document में date & time लगाने के लिए किया जाता है। 

Object: इस option का प्रयोग document में किसी अन्य program को open करने के लिए किया जाता है।  

Equation: इस option का प्रयोग document में maths से सम्बंधित समीकरण, सवाल और फार्मूला लिखने के लिए किया जाता है। 
   
Symbol: इस option का प्रयोग document में किसी भी तरह का symbol लगाने के लिए किया जाता है।        


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